Operasyonlar İçin Ödenek Politikası ve Prosedürleri
Misyon: Öğrenci kulüplerinin Arel Üniversitesi öğrencilerinin eğitiminde önemli bir rol oynadığının bilincinde olan Arel Üniversitesi, “Operasyonlar Ödeneği” oluşturmuştur. Bu ödenek, öğrenci kulüplerinin rutin işleri için kaynak sağlar; örneğin basım işleri, posta ücretleri, kırtasiye ihtiyaçları, araç-gereç kiralama, diğer kulüplere olan ödemeler, abonelikler, duyurular-tanıtımlar, grafik tasarım ihtiyaçları.
Genel Bilgiler
Sadece Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne kayıtlı öğrenci kulüpleri, Operasyonlar Ödeneği için başvuruda bulunabilirler. Öğrenci kulüplerinin halka açık olarak dağıttıkları tüm materyallerde, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nin feragatnamesi (sorumluluk reddi) belirtilmelidir. Öğrenci kulübüne verilmesi onaylanan ödeneği aşan harcamalardan Üniversite sorumlu olmayacaktır. Öğrenci kulüplerinin tüm basım işleri Üniversite’nin olanaklarıyla yapılmalıdır. Üniversite’nin olanaklarıyla yapılamayan basım işleri, Mali İşler Dairesi’nden onay alınarak yapılmalıdır.
Sadece Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne kayıtlı öğrenci kulüpleri, Operasyonlar Ödeneği için başvuruda bulunabilirler. Öğrenci kulüplerinin halka açık olarak dağıttıkları tüm materyallerde, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nin feragatnamesi (sorumluluk reddi) belirtilmelidir. Öğrenci kulübüne verilmesi onaylanan ödeneği aşan harcamalardan Üniversite sorumlu olmayacaktır. Öğrenci kulüplerinin tüm basım işleri Üniversite’nin olanaklarıyla yapılmalıdır.
Üniversitenin olanaklarıyla bir öğrenci kulübünün kendisine ayrılan Operasyonlar Ödeneğini kullanabileceği harcamalar şunları içerir: Basım işleri, posta ücretleri, kırtasiye ihtiyaçları, araç-gereç kiralama, diğer kulüplere olan ödemeler, abonelikler, duyurular-tanıtımlar, grafik/web tasarım ihtiyaçları vb. Operasyonlar Ödeneği şu harcamalar için kullanılamaz: Maaşlar, çalışma ücretleri, burslar / Etkinliklere yönelik harcamalar / Bağışlar, hediyeler, ödüller / Ana malzeme satın alımları Para Transferi, Mali İşler Dairesi, kayıtlı bir öğrenci kulübünün para transferi talebini – aşağıdaki koşulları karşılıyorsa – onaylayabilir: Öğrenci kulübü, kendisine ayrılan ödeneğin başlangıçta onaylanan kapsamı dahilinde para transferi talep ediyorsa, talep edilen para transferi, öğrenci kulübüne ayrılan toplam ödenek miktarını artırmıyor veya azaltmıyorsa, öğrenci kulübü, etkinlik veya seyahat ödeneklerine para transferi yapılmasını talep etmiyorsa, öğrenci kulübü, 1000 TL’den az miktarda bir para transferi talep ediyorsa, Mali İşler Dairesi’nin bir öğrenci kulübüne ayrılmasını tavsiye ettiği ödenek tutarından fazla miktardaki para transferi talepleri, Mütevelli Heyeti’nin onayına sunulur. Tüm para transferleri en geç 15 Şubat tarihine kadar yapılabilir. Öğrenci kulübü, kendisine ayrılan operasyonlar ödeneğini etkinleştirmek için Güz Dönemi’nde derslerin bitiş tarihinden önce Mali İşler Dairesi ile görüşmelidir. Bu görüşmeyi yapmaması, o yıl için kendisine ayrılan Operasyonlar Ödeneğinin iptal edilmesi ile sonuçlanır ve Bahar Dönemi’nde başka bir ödenek almasına da engel olabilir. Yapılamayan basım işleri, Mali İşler Dairesi’nden onay alınarak yapılmalıdır.
Başvurular Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne yapılır. Öğrenci kulüplerine, başvuru formunu doğru ve eksiksiz şekilde doldurmalarına yönelik açıklamalar yapılır. Alınan başvurular, ödenek taleplerinin daha ayrıntılı olarak değerlendirilmesi için Mali İşler Dairesi’ne gönderilir. Zaman Çizelgesi, Başvurular Güz Dönemi sonuna kadar yapılmalıdır. Geç yapılan başvurular, hafifletici nedenler yoksa, kabul edilmez. Gerekli tüm form ve evraklar, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi vasıtasıyla Mali İşler Dairesi’ne gönderilir. Mali İşler Dairesi, Ödenek talebinde bulunan Kulüp yetkilisini evrak ve formların uygunluğu konusunda görüşmek için toplantıya çağırır. Mali İşler Dairesi, Ödenek form ve evraklarının doğruluğu ve başvurunun zamanlaması bakımından bir sakınca görmediği durumda, Ödenek başvurusunu değerlendirilmek üzere bir sonraki Üst Kurul toplantısına gönderir. Ödenek başvurusunda bulunan her öğrenci kulübü, bir temsilcisini Üst Kurul toplantısına göndermelidir. Bu toplantıda, kulüp temsilcisi ödenek talebini sunmalı ve Üst Kurul’un sorularını mantıklı şekilde cevaplamalıdır. Mali İşler Dairesi, Güz Dönemi sonuna kadar tamamlanması gereken Operasyonlar Ödeneği başvuru süreci için bir zaman çizelgesi oluşturur. Bu zaman çizelgesi; son başvuru tarihini, Üst Kurul toplantı tarihlerini ve kurul kararına son itiraz tarihini içerir.